Datenschutz und digitale Infrastruktur

Wie vertraulich eine Kanzlei arbeitet, entscheidet sich nicht nur im Gespräch, sondern in der Technik dahinter: daran, wo Ihre Daten gespeichert sind, wer sie einsehen könnte und über welche Anbieter sie laufen. Der Schutz dieser Daten ist für uns deshalb keine Formalität, sondern Teil unseres anwaltlichen Selbstverständnisses. Wir setzen keine Standardlösungen ein, bei denen wir nicht wissen, wo Ihre Daten landen: Website, Mandantenportal, Signaturdienst und die kanzleieigenen Anwendungen betreiben wir auf eigenen Servern in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg — die dort verarbeiteten Daten verlassen die Europäische Union nicht. E-Mail ist kein sicherer Übertragungsweg, unabhängig vom Anbieter; Mandatsunterlagen tauschen wir deshalb nicht per E-Mail aus, sondern über unser Portal.

Diese Entscheidungen kosten mehr Aufwand als die Standardlösungen. Wir halten diesen Aufwand für selbstverständlich. Was er für Sie konkret bedeutet — vom ersten Kontakt bis zur Vertretung vor Notar und Behörden ohne Anreise — steht auf dieser Seite.

So läuft ein digitales Mandat ab

1. Kontaktaufnahme. Sie schildern Ihr Anliegen per E-Mail, Telefon, über das Kontaktformular oder das Nachrichtenfenster auf jeder Seite. Sie erhalten regelmäßig innerhalb eines Werktags eine erste Rückmeldung.

2. Sichere Übermittlung der Unterlagen. Über das Mandantenportal übermitteln Sie Ihre Dokumente verschlüsselt an uns — auch umfangreiche Grundbuchauszüge, Bauunterlagen oder notarielle Urkunden.

3. Mandatserteilung im Browser. Die Mandats- und Vergütungsvereinbarung unterzeichnen Sie digital über den kanzleieigenen Signaturdienst — ohne Drucker, ohne Anreise.

4. Beratung und laufende Kommunikation. Besprechungen führen wir auf Wunsch per Videoberatung; Dokumente werden durchgehend über das Mandantenportal ausgetauscht. Ihr Ansprechpartner bleibt während des gesamten Mandats derselbe.

Eigene Infrastruktur in einem deutschen Rechenzentrum

Die zentralen Bausteine unserer digitalen Kanzlei — von der Website über das Mandantenportal und den Signaturdienst bis zu den internen Workflow-Werkzeugen — laufen auf einem dedizierten Server bei der netcup GmbH mit Standort in Nürnberg. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Das Rechenzentrum ist ISO-27001-zertifiziert und unterliegt vollständig deutschem und europäischem Datenschutzrecht.

Keine Datenübertragung beim Website-Aufruf. Beim Aufruf dieser Website werden keine Daten an Server außerhalb der Europäischen Union übertragen.

Mandatsunterlagen verbleiben in Deutschland. Daten, die über das Mandantenportal ausgetauscht werden, liegen ausschließlich auf der kanzleieigenen Server-Infrastruktur in Deutschland.

Keine Drittstaaten-Übermittlung. Eine Übermittlung in die USA oder andere Drittstaaten findet bei den selbst gehosteten Diensten nicht statt.

E-Mail und Google Workspace

Unser E-Mail-Verkehr läuft über Google Workspace. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework) und ergänzend auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Eine Verarbeitung in den Vereinigten Staaten ist dabei nicht ausgeschlossen.

E-Mail ist kein sicherer Übertragungsweg — unabhängig vom Anbieter. Genau darum gibt es das Mandantenportal. Mandatsunterlagen werden nicht per E-Mail versandt, sondern über den Server in Nürnberg ausgetauscht. Die E-Mail bleibt Terminabsprachen und Routinekorrespondenz vorbehalten.

Sicherer Dokumentenaustausch

Für den Austausch von Schriftsätzen, Vertragsentwürfen, Notarurkunden und sonstigen Mandatsunterlagen steht Ihnen ein eigenes Mandantenportal zur Verfügung.

Auf Anforderung erhalten Sie einen passwortgeschützten Zugangslink mit zeitlich befristeter Gültigkeit. Sie können Dokumente herunterladen oder eigene Unterlagen sicher an uns übermitteln. Die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt. Die Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet und nach Mandatsende unter Beachtung der berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Digitale Mandatserteilung

Die Mandats- und Vergütungsvereinbarung schließen Sie mit uns vollständig digital — ohne Drucker, Scanner oder Postversand.

Sie erhalten eine bereits mit den Eckdaten Ihres Mandats vorbereitete Vereinbarung per E-Mail und unterzeichnen direkt im Browser, auch am Smartphone. Ein Benutzerkonto oder eine Software ist nicht erforderlich; der Vorgang dauert wenige Minuten.

Kanzleieigener Signaturdienst. Die digitale Signatur läuft nicht über einen externen Anbieter, sondern über unseren eigenen Dienst auf der Server-Infrastruktur in Nürnberg. Die Vereinbarung und Ihre Daten verlassen die EU nicht.

Dokumentierter Signaturnachweis. Nach Abschluss erhalten beide Seiten das unterzeichnete Exemplar zusammen mit einem Prüfprotokoll, das den Signaturvorgang mit Zeitstempeln und einer kryptographischen Prüfsumme des Dokuments dokumentiert.

Der Umfang der Vereinbarung richtet sich nach dem Mandat: Bei überschaubaren Anliegen — etwa einer Mietvertragsprüfung oder einer Erstberatung — genügt ein kompaktes Kurzmandat von zwei Seiten; bei umfassenderen Mandaten wie dem Immobilienerwerb oder der Nachlassabwicklung kommt die ausführliche Mandats- und Vergütungsvereinbarung zum Einsatz. Der Ablauf ist in beiden Fällen derselbe: unterzeichnen im Browser, in wenigen Minuten.

Videoberatung

Beratungsgespräche führen wir auf Wunsch per Video — über einen kanzleieigenen Dienst auf der Server-Infrastruktur in Nürnberg, nicht über externe Anbieter.

Kein externer Videodienst. Die Videoberatung läuft nicht über Anbieter mit Sitz oder Konzernmutter in den Vereinigten Staaten. Ihr Gespräch verlässt die Europäische Union nicht.

Direkte Verschlüsselung im Einzelgespräch. Bei Gesprächen zwischen zwei Teilnehmern fließen Bild und Ton direkt verschlüsselt zwischen den Browsern; unser Server vermittelt lediglich den Verbindungsaufbau.

Ohne Konto, ohne Software. Sie erhalten von uns einen Gesprächslink und nehmen direkt im Browser teil, auch am Smartphone. Eine Registrierung ist nicht erforderlich.

Vertretung ohne Anreise

Viele Verfahrensschritte in Spanien erfordern keine persönliche Anwesenheit — und häufig nicht einmal eine notarielle Vollmacht.

Einfache Vertretungsvollmacht für Behördenverfahren. Für zahlreiche Verwaltungs- und Steuerverfahren genügt eine einfache schriftliche Vertretungsvollmacht, die Sie in Deutschland unterzeichnen. Ein Notartermin ist dafür nicht erforderlich.

Zugelassener colaborador social der spanischen Steuerverwaltung. Philipp Beyer ist bei der staatlichen Steuerverwaltung (AEAT ) und bei der Agencia Tributaria Canaria als colaborador social zugelassen — als amtlich registrierter Bevollmächtigter für die elektronische Einreichung in fremdem Namen. Steuererklärungen und steuerliche Anträge reichen wir auf Grundlage einer einfachen schriftlichen Ermächtigung unmittelbar in Ihrem Namen ein — Sie benötigen dafür weder ein spanisches digitales Zertifikat noch eine eigene Registrierung bei den Behörden. Soweit ein Verfahren eine weitergehende Vertretung erfordert, wird diese gesondert bevollmächtigt.

Notartermine auf Grundlage einer Vollmacht. Wo das Gesetz die notarielle Form verlangt — etwa beim Immobilienerwerb oder bei der Erbschaftsannahme — vertreten wir Sie vor dem Notar auf Grundlage einer Vollmacht (poder), die Sie bei einem Notar in Deutschland errichten. Mit Apostille wird sie in Spanien anerkannt; eine Anreise ist nicht erforderlich.

Verzicht auf Tracking und Profilbildung

Diese Website verzichtet auf alle Werkzeuge, die personenbezogene Nutzungsprofile erstellen.

Keine Tracking-Cookies. Diese Website setzt keine Cookies zur Wiedererkennung oder Profilbildung.

Keine Marketing-Pixel. Es sind keine Werbe- oder Conversion-Pixel eingebunden.

Keine externen Analyse-Dienste. Es findet keine Webanalytik statt. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind dokumentiert.

Durchgehende Verschlüsselung. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt.

Restriktive Zugriffskontrolle. Administrativer Zugriff auf die Server-Infrastruktur erfolgt ausschließlich über verschlüsselten VPN-Tunnel.

Automatisierte Sicherung. Tägliche Snapshots des Servers, kurzfristige Wiederherstellung jederzeit möglich.

Anmelde-Monitoring. Protokollierung aller Anmeldeversuche, automatische Sperrung verdächtiger Zugriffe.

Aktualität der Komponenten. Regelmäßige Aktualisierung aller eingesetzten Software-Komponenten.

Eine ausführliche Übersicht erhalten Sie auf Anfrage.

Häufige Fragen

Muss ich für die Mandatserteilung nach Teneriffa reisen?

Nein. Mandatserteilung, Dokumentenaustausch und Beratung erfolgen vollständig digital. Auch Notar- und Behördentermine in Spanien nehmen wir auf Grundlage einer Vollmacht für Sie wahr.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Unsere selbst gehosteten Dienste laufen auf eigener Server-Infrastruktur in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg. Mandatsunterlagen im Mandantenportal verbleiben in Deutschland.

Sind meine Unterlagen per E-Mail sicher?

E-Mail eignet sich für Terminabsprachen und Routinekorrespondenz, ist aber kein sicherer Übertragungsweg für vertrauliche Dokumente. Mandatsunterlagen werden deshalb ausschließlich über das Mandantenportal ausgetauscht.

Benötige ich für das Mandantenportal oder die Videoberatung eine Software?

Nein. Sie erhalten einen Link und nehmen direkt im Browser teil — auch am Smartphone. Eine Installation oder Registrierung ist nicht erforderlich.

Wie unterschreibe ich die Mandatsvereinbarung?

Direkt im Browser über den kanzleieigenen Signaturdienst. Nach Abschluss erhalten Sie das unterzeichnete Exemplar mit einem Prüfprotokoll, das den Signaturvorgang dokumentiert.

Welche Dienste laufen über externe Anbieter?

Nur der E-Mail-Verkehr läuft über Google Workspace. Website, Mandantenportal, Signaturdienst und Videoberatung werden auf eigener Infrastruktur in Deutschland betrieben.

Verwendet die Website Cookies oder Tracking?

Nein. Die Website setzt keine Tracking-Cookies, keine Marketing-Pixel und keine externen Analyse-Dienste ein.

Was diese Entscheidung praktisch ändert

Die meisten Werkzeuge, die im Anwaltsalltag verbreitet sind, übertragen Daten an Anbieter mit Sitz oder Konzernmüttern in den Vereinigten Staaten. Selbst bei abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsverträgen und EU-Standardvertragsklauseln bleibt ein rechtliches Restrisiko, das sich nicht vollständig ausschließen lässt.

Durch die Entscheidung für eigene Infrastruktur in Deutschland entfällt dieses Restrisiko bei den selbst gehosteten Diensten vollständig. Wenn Ihr Anliegen besondere Vertraulichkeit erfordert — Erbangelegenheiten mit grenzüberschreitendem Bezug, Immobilientransaktionen, vermögensrechtliche Fragen — ist das ein konkreter Schutz, nicht nur eine Formel in der Datenschutzerklärung.

Die Digitalisierung erleichtert die Zusammenarbeit — die Beratung selbst bleibt persönlich. Sie haben während des gesamten Mandats einen festen Ansprechpartner.

Bei Fragen zur konkreten technischen Ausgestaltung oder zum Austausch sensibler Unterlagen genügt eine kurze Nachricht.