Wer eine Erbschaft in Spanien annimmt, muss dafür nicht anreisen: Die notarielle Erbschaftsannahme kann auf Grundlage einer Vollmacht erfolgen. Was dabei regelmäßig unterschätzt wird: Die Vollmacht ist das anspruchsvollste Dokument des gesamten Verfahrens. Eine zu allgemein gefasste Vollmacht wird vom spanischen Notar oder vom Grundbuchamt zurückgewiesen – und dann beginnt der Weg von vorn, während die Fristen weiterlaufen.
Warum das spanische Recht Bestimmtheit verlangt
Das spanische Recht behandelt Vollmachten strenger, als es viele aus Deutschland kennen. Für Geschäfte, die über die bloße Verwaltung hinausgehen – und die Annahme und Zuweisung eines Nachlasses gehört dazu –, verlangt Artikel 1713 des Código Civil eine ausdrückliche Bevollmächtigung: Die einzelnen Befugnisse müssen konkret bezeichnet sein. Eine deutsche Generalvollmacht, die „zur Vertretung in allen Angelegenheiten" ermächtigt, genügt diesem Maßstab nicht ohne Weiteres.
Hinzu kommt eine doppelte Kontrolle: Zunächst prüft der spanische Notar, ob die vorgelegte Vollmacht für das konkrete Geschäft ausreicht (juicio de suficiencia). Danach prüft das Grundbuchamt die Urkunde eigenständig (calificación registral) – und der Registrador ist an die Einschätzung des Notars nicht in jeder Hinsicht gebunden. Die Entscheidungspraxis der Generaldirektion (DGSJFP) zu zurückgewiesenen Vollmachten ist umfangreich. Eine Vollmacht, die beim Notartermin noch trägt, kann an der Eintragung scheitern.
Was passiert, wenn die Vollmacht nicht trägt
Die Folgen sind keine Formalie. Wird die Vollmacht beanstandet, muss eine neue errichtet werden – mit neuem Notartermin am Wohnort, gegebenenfalls neuer Apostille und neuer beglaubigter Übersetzung. Das kostet in der Praxis mehrere Wochen. Währenddessen laufen die Fristen des Erbfalls unverändert weiter, allen voran die Sechs-Monats-Frist für die spanische Erbschaftsteuer. Wie die Fristen im Erbfall ineinandergreifen, zeigt unser Beitrag zur Erbschaftsannahme auf Teneriffa.
Besonders ärgerlich ist der Fall, in dem die Vollmacht die Annahme selbst trägt, aber einen späteren Schritt nicht – etwa die Umschreibung eines Bankkontos oder die Entgegennahme einer Steuererstattung. Das Verfahren bleibt dann mitten in der Abwicklung stehen.
Der richtige Umfang hängt vom Erbfall ab
Es gibt keinen Befugniskatalog, der für jeden Erbfall passt. Welche Ermächtigungen die Vollmacht tragen muss, ergibt sich aus der konkreten Konstellation – und genau diese Fragen müssen vor dem Entwurf geklärt sein:
Sind mehrere Erben beteiligt? Dann benötigt jeder Miterbe eine eigene Vollmacht, und die Teilung und Zuweisung des Nachlasses (partición y adjudicación) muss gedeckt sein – sonst trägt die Vollmacht zwar die Annahme, aber nicht die Auseinandersetzung. Fehlt ein Testament, sodass die Erben zunächst notariell festzustellen sind? Dann muss die Vollmacht auch die Mitwirkung am Erbenfeststellungsverfahren decken. Soll die Erbschaft unter dem Vorbehalt des Inventars angenommen werden, um die Haftung zu begrenzen? Das ist ein eigenes Verfahren mit eigenen Anforderungen an die Bevollmächtigung – mehr dazu im Beitrag zu Annahme, Ausschlagung und Haftung. Gehören Bankkonten zum Nachlass, deren Auflösung oder Umschreibung ansteht? Muss die Erbschaftsteuer im Namen des Erben erklärt und gezahlt werden, eine NIE beantragt, eine Immobilie im Register umgeschrieben werden?
Jede dieser Fragen verändert den Zuschnitt. Deshalb entsteht der Vollmachtsentwurf bei uns aus dem konkreten Erbfall: Wir erstellen ihn mit dem erforderlichen Inhalt, stimmen ihn vorab mit dem spanischen Notariat ab und stellen so sicher, dass er das gesamte Verfahren trägt – von der Annahme bis zur letzten Eintragung.
Zwei Wege der Errichtung: Notar oder Konsulat
Der bekannte Weg führt zum Notar am Wohnort in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Die dort errichtete Vollmacht benötigt für die Verwendung in Spanien die Haager Apostille und eine beglaubigte Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer. Welche Stelle die Apostille erteilt und was dabei zu beachten ist, erklärt unser Beitrag zur Apostille für deutsche Urkunden.
Weniger bekannt ist der zweite Weg: die Errichtung vor einem spanischen Konsulat. Die Konsularbeamten üben notarielle Funktionen aus; die dort errichtete Vollmacht ist eine spanische öffentliche Urkunde – sie benötigt weder Apostille noch Übersetzung. Das spart Zeit und zwei Verfahrensschritte. Der Weg hat allerdings praktische Grenzen: Die Terminlage der Konsulate ist je nach Standort angespannt, und ob der Konsulatsweg im konkreten Fall der schnellere ist, hängt von Wohnort, Terminverfügbarkeit und dem Inhalt der Vollmacht ab. Welcher Weg im Einzelfall trägt, prüfen wir zu Beginn des Mandats.
Widerruf und Erlöschen während des Verfahrens
Eine Vollmacht ist kein statisches Dokument. Sie kann jederzeit widerrufen werden – der Widerruf muss aber, damit er in Spanien Wirkung entfaltet, dem Notariat und gegebenenfalls dem Register zur Kenntnis gebracht werden. Und sie kann erlöschen, etwa wenn der Vollmachtgeber während des laufenden Verfahrens geschäftsunfähig wird; zu den Grenzen hat sich der Tribunal Supremo zuletzt deutlich geäußert – unsere Urteilsanalyse zur Generalvollmacht bei Geschäftsunfähigkeit ordnet die Entscheidung ein. Bei länger laufenden Nachlassabwicklungen gehört die Frage, ob die Vollmacht noch trägt, deshalb zur laufenden Mandatsführung.
So läuft es im Mandat
In unserer Kanzlei ist die Vollmacht der erste Baustein der Nachlassabwicklung: Wir klären die Konstellation, erstellen den Entwurf, stimmen ihn mit dem Notariat auf Teneriffa ab und begleiten die Errichtung am Wohnort oder beim Konsulat. Die Unterlagen tauschen wir digital über das Mandantenportal aus – wie das organisatorisch abläuft, beschreibt unser Beitrag zur Beauftragung aus Deutschland und die Seite zur digitalen Kanzlei. Eine Anreise ist für keinen dieser Schritte erforderlich.
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